Schriftlich fixierte Regeln – Fundament zur Verhinderung, Aufdeckung und Reaktion auf strafbare Handlungen

Schriftlich fixierte Regeln sind ein zentraler Bestandteil der Schutzvorkehrungen von Kreditinstituten und Finanzdienstleistern gegen strafbare Handlungen. Sie schaffen klare Verhaltensvorgaben, Transparenz und Verbindlichkeit für alle Mitarbeitenden und sorgen dafür, dass Risiken frühzeitig erkannt und sanktioniert werden können. Grundlage sind gesetzliche Anforderungen, insbesondere § 25h KWG, aber auch bewährte Best Practices.

Im Folgenden stellen wir die wichtigsten schriftlich fixierten Regeln im Detail vor:

1. Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen konkretisieren Prozesse und Verantwortlichkeiten im Alltag der Mitarbeiter. Sie dienen dazu, klare Handlungsanweisungen zu geben und Unsicherheiten bei der Aufgabenwahrnehmung zu vermeiden.

Prävention: Reduzierung von Fehlern und Manipulation durch klare Vorgaben.
Detektion: Festlegung von Kontrollpunkten zur frühzeitigen Erkennung von Abweichungen.
Reaktion: Vorgaben für das Verhalten bei Verdachtsmomenten oder Zwischenfällen.

Arbeitsanweisungen müssen regelmäßig aktualisiert und für alle relevanten Mitarbeiter einsehbar sein.

2. Ethikgrundsätze

Ethikgrundsätze definieren die grundlegenden Werte, Einstellungen und Verhaltensstandards des Instituts. Sie bilden den moralischen Rahmen für alle geschäftlichen Aktivitäten.

Prävention: Förderung einer Kultur der Integrität und Verantwortung.
Detektion: Sensibilisierung für ethisch bedenkliches Verhalten.
Reaktion: Schaffung einer Basis für disziplinarische Maßnahmen bei Verstößen.

Ein gelebter Ethikkodex ist entscheidend, um strafbare Handlungen nachhaltig zu verhindern.

3. Compliance-Richtlinien (Wertpapierbereich)

Compliance-Richtlinien im Wertpapierbereich regeln insbesondere den Umgang mit Insiderinformationen, Interessenkonflikten und Marktmanipulation.

Prävention: Vorgaben für Wertpapiergeschäfte, z. B. Meldungspflichten und Handelssperrfristen.
Detektion: Kontrollmechanismen wie Überwachung des Eigenhandels.
Reaktion: Meldung und Sanktionierung von Verstößen gegenüber Aufsicht und Justiz.

Besondere Relevanz haben diese Richtlinien wegen der hohen regulatorischen Anforderungen im Wertpapierhandel.

4. Reisekosten-Regelung

Die Reisekosten-Regelung stellt sicher, dass Dienstreisen und deren Abrechnungen transparent, nachvollziehbar und korrekt erfolgen.

Prävention: Vorgaben zur Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Reisen.
Detektion: Prüfungen auf Unregelmäßigkeiten, z. B. doppelte Abrechnungen oder nicht genehmigte Ausgaben.
Reaktion: Korrektur oder Ahndung von missbräuchlichen Abrechnungen.

Gerade im Bereich der Spesenabrechnung besteht ein erhöhtes Risiko für Betrug und Veruntreuung.

5. Führungsgrundsätze

Führungsgrundsätze legen die Erwartungen an das Verhalten von Führungskräften gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern fest.

Prävention: Verantwortungsbewusstes Führen und Vorleben von Compliance-Standards.
Detektion: Erkennen von Führungsversagen als Risikofaktor für strafbare Handlungen.
Reaktion: Möglichkeit zur frühzeitigen Intervention bei abweichendem Führungsverhalten.

Eine starke Führungskultur ist entscheidend für eine wirksame Prävention.

6. Mitarbeiter-Leitsätze (Anzeige von Konten, Vollmachten etc. bei fremden Instituten)

Mitarbeiter-Leitsätze zur Anzeige von Konten und Vollmachten bei fremden Instituten verpflichten die Beschäftigten, relevante private Finanzverbindungen offen zu legen.

Prävention: Offenlegung vermeidet Interessenkonflikte und illegitime Einflussnahmen.
Detektion: Identifikation auffälliger privater Finanzgeschäfte.
Reaktion: Disziplinarmaßnahmen bei Nichtbeachtung oder falscher Angaben.

Transparenz im Umgang mit privaten Konten und Vollmachten stärkt das Vertrauen in die Integrität der Mitarbeitenden.

7. Eindeutige Kompetenzregelungen

Eindeutige Kompetenzregelungen legen fest, wer im Institut welche Entscheidungen treffen darf und wer über welche Befugnisse verfügt.

Prävention: Verhinderung von Kompetenzüberschreitungen und Alleinentscheidungen.
Detektion: Aufdeckung unautorisierter Entscheidungen durch regelmäßige Kontrollen.
Reaktion: Rücknahme von nicht ordnungsgemäß getroffenen Entscheidungen.

Eine saubere Kompetenzverteilung minimiert das Risiko von Betrug, Unterschlagung und Korruption erheblich.

Fazit

Schriftlich fixierte Regeln sind unverzichtbar, um strafbare Handlungen effektiv zu verhindern, aufzudecken und im Ernstfall angemessen zu reagieren. Sie schaffen eine klare Orientierung für alle Mitarbeitenden und bilden die Grundlage für ein belastbares Compliance- und Sicherheitsmanagementsystem gemäß § 25h KWG.