Maßnahmenkatalog extern

Interne Sicherungsmaßnahmen zur Verhinderung, Aufdeckung und Reaktion auf strafbare Handlungen bei Kreditinstituten und Finanzdienstleistern

Zur effektiven Verhinderung, Aufdeckung und Reaktion auf strafbare Handlungen müssen Kreditinstitute und Finanzdienstleister ein umfassendes, ineinandergreifendes System interner Sicherungsmaßnahmen etablieren. Diese Maßnahmen decken sämtliche Geschäftsbereiche ab und sind sowohl präventiv als auch detektiv und reaktiv ausgelegt. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Kategorien und Einzelmaßnahmen dar:

Facility Management

Ein umfassendes Gebäudesicherheitskonzept sichert alle physischen Zugänge und schützt Betriebsgeheimnisse sowie Vermögenswerte:

  • Allgemeine und spezielle Zutrittskontrollen (z. B. Chinese Walls)
  • Empfangsmanagement (Kundenhalle)
  • Garagenüberwachung durch Garagenwarte
  • Kamerasysteme mit Aufzeichnung
  • Sprachaufzeichnungen in Financial Markets
  • Clean Desk Policy, Verschlussregelungen für Büros und Schränke
  • Sperrung physischer Laufwerke
  • regelmäßige Überprüfung von Geldautomaten (Skimming-Prävention)

Risikomanagement

Systematische Erfassung und Steuerung von Risiken:

  • Etablierung eines Controlling- und Risikomanagement-Systems
  • Funktionierendes Internes Kontrollsystem (IKS)
  • Institutsspezifische Gefährdungsanalyse (z. B. mittels SironRAS)

Schriftlich fixierte Regeln

Klare und verbindliche Verhaltensstandards für alle Mitarbeiter:

  • Arbeitsanweisungen, Ethikgrundsätze und Compliance-Richtlinien
  • Regeln zu Reisekosten, Führung und Kompetenzabgrenzung
  • Offenlegungspflichten bei Konten außerhalb des eigenen Instituts

Know Your Customer (KYC)

Sorgfältige Kundenprüfung und -identifikation:

  • Identifizierung von Kunden, wirtschaftlich Berechtigten und Verfügungsberechtigten
  • Ausweis- und Visaverifikationen (idenTT)
  • Kenntnis der Herkunft der Mittel und des Kundenhintergrunds

Know Your Employee (KYE)

Integritätsprüfung und Risikosteuerung im Personalbereich:

  • Pre-Employment Screening (Zeugnisse, Führungszeugnisse)
  • Überwachung von Mitarbeiterauszahlungen und Verfügungen
  • Analyse von Mitarbeiterkonten und Auswahl externer Vermittler

Interne Arbeitsprozesse

Sichere Gestaltung aller internen Prozesse:

  • Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung, Need-to-know-Prinzip
  • Strikte Regelungen bei Kartenausgabe, Kassenzugriff und Datenzugängen
  • Einführung von Rotationssystemen und sorgfältige Lieferantenauswahl

Prozesse im Geschäftsverkehr

Sicherheitsmaßnahmen bei Zahlungsverkehr, Kreditvergabe und Scheckbuchungen:

  • Strenge Bonitätsprüfungen und Identifikationspflichten
  • Absicherung von Onlinebanking und Interbankenverkehr durch moderne Verschlüsselungsverfahren
  • Betragsobergrenzen und Rückbestätigungen bei kritischen Transaktionen

Kontrolle, Prüfung und Überwachung

Laufende Überwachung zur Früherkennung von Risiken:

  • Jahresabschlussprüfungen, Interne Revision und Compliance-Prüfungen
  • Meldung von Unregelmäßigkeiten, Stichprobenkontrollen, Sonderuntersuchungen
  • Prüfungen von Reisekosten- und Lieferantenrechnungen
  • BaFin-Sonderprüfungen und Anordnungen

Technische und technologische Mittel

Technologische Systeme zum Schutz vor und zur Aufdeckung von Delikten:

  • AML-Systeme (SironAML), Fraud-Detection (SironFD), Insider-Detection (SironMM)
  • Prüf- und Verifikationssysteme (idenTT)
  • IT-Sicherheit (Firewall, Antivirenprogramme)
  • Schutzvorrichtungen gegen Skimming und physische Manipulation

Monitoring von Auffälligkeiten

Überwachung auffälliger Verhaltens- und Zahlungstransaktionen:

  • Beschwerdemanagement
  • Analyse von Rücklastschriften und Lastschriftaufträgen
  • Auffälligkeiten bei Zahlungstransaktionen erkennen

Informationssammlung

Aktives Informationsmanagement zur Frühwarnung:

  • Aufbau einer Betrugstypologien-Datenbank
  • Erfahrungsaustausch, Seminare, Nutzung von Presse- und Behördeninformationen
  • Berücksichtigung von EG-Verordnungen und Studien

Sensibilisierung der Mitarbeiter und Kunden

Wissen und Achtsamkeit als Schutzfaktoren:

  • Mitarbeiterschulungen und Ethik-Trainings
  • Sensibilisierung der Führungskräfte
  • Kundenaufklärung über Phishing und Zahlungsrisiken

Verringerung der Motivation für Mitarbeiterkriminalität

Reduktion von Anreizen zu Fehlverhalten:

  • Angemessene Vergütung, realistische Ziele
  • Einbindung der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse
  • Zero-Tolerance-Policy durch klare Kontrollen und Sanktionen

Versicherungen

Finanzielle Absicherung gegen Schäden:

  • Vertrauensschadenversicherung
  • Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (D&O)
  • Einlagensicherungsfonds

Whistle-Blower-System

Frühzeitiges Aufdecken interner Missstände:

  • Einrichtung interner und externer Whistleblower-Systeme

Krisenmanagement

Schnelle und effektive Reaktion im Schadensfall:

  • Notfallpläne, Ad-hoc-Maßnahmen und Beweissicherung
  • Bildung eines Krisenstabs

Ermittlungen

Klärung und Beweisführung bei Verdachtsfällen:

  • Einsatz forensischer Einheiten und privater Ermittler
  • Kooperation mit Strafverfolgungsbehörden

Repressive Maßnahmen gegenüber Kunden und Externen

  • Kontensperren, Kreditkündigungen, Strafanzeigen und Asset Tracing

Repressive Maßnahmen gegenüber Mitarbeitern

  • Disziplinarmaßnahmen wie Abmahnungen, Kündigungen, Strafanzeigen und Vermögensrückholung

Fazit

Nur ein umfassendes und ineinandergreifendes Maßnahmenpaket aus Prävention, Detektion und Reaktion schützt Institute zuverlässig vor strafbaren Handlungen. Auf strafbare-handlungen.de finden Sie bewährte Lösungen für eine ganzheitliche Absicherung Ihres Unternehmens.

Maßnahmenkatalog zur Risikomatrix „Betrügerische Handlungen extern“ zur Gefährdungsanalyse

A Facility Management

1 Gebäudesicherheitskonzept

1a allg. Zutrittskontrollen

1b spezielle Zutrittskontrollen

1c Empfang (Kundenhalle)

1d Garagenwart

1e Kameras (Aufzeichnung)

2 Sprachaufzeichnung (Financial Markets)

3 Clean Desk Policy

4 Verschließen der Büroräume

5 Verschließen der Schränke/Schubladen/Schreibtische

6 Laufwerke (Disketten, CDs, DVDs) gesperrt/nicht vorhanden

7 Äußerliche Überprüfung von GA vor Ort (Skimming)

B Risikomanagement

1 Controlling/RM-System

2 IKS

3 Institutsspezifische Gefährdungsanalyse (SironRAS)

C Schriftlich fixierte Regeln

1 Arbeitsanweisungen

2 Ethikgrundsätze

3 Compliance-Richtlinien (Wertpapierbereich)

4 Reisekosten-Regelung

5 Führungsgrundsätze

6 MA-Leitsätze (Anzeige von Konten, Vollmachten etc. bei fremden Instituten)

7 Eindeutige Kompentenzregelungen

D Know your customer

1 Identifizierung des Kunden bei Kontoeröffnung

2 Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten

3 Identifizierung des Verfügungsberechtigten

4 Ausweisverifikation (idenTT)

5 Überprüfung von Visa u. Aufenthaltstiteln (idenTT)

6 Kenntnisse über Kundenhintergrund (Beruf etc.)

7 Kenntnis über Herkunft von Geldern

E Know your employee

1 Sorgfältige Mitarbeiterauswahl (Pre-Employment Screening)

1a Zeugnisse etc. im Original

1b Führungszeugnis

2 Kenntnisse über persönliche Hintergründe der MA

3 Auszahlung an MA zu L. v. Kd. konten nur mit vorheriger Zustimmung d. Vorgesetzten

4 Verfügungsber. von MA über Kd.konten nur mit vorheriger Zustimmung d. Vorgesetzten

5 Analyse von MA-Konten

6 Sorgfältige Prüfung u. Auswahl von Vermittlern

F Interne Arbeitsprozesse

1 Vier-Augen-Prinzip

2 Funktionstrennung

3 getrennte Verwahrung u. Versand von EC-/ KK und PIN

4 Begrenzung von Kompetenzen u. Berechtigungen

5 Zentralisierung von Kunden-/Konteneinrichtung (MSC)

6 Zentralisierung von Finanzkonteneinrichtung (Gesamtbanksteuerung)

7 keine Zugriffsmöglichkeit des MA nach Abgabe d. Kassenbestandes in Tresor

8 regelmäßiger Wechsel der Kombination

9 Need-to-know-Prinzip

10 Rotationssysteme

11 keine Provisionsvorauszahlungen an externe Vermittler

12 Sorgfältige Auswahl von Lieferanten

G Prozesse im Geschäftsverkehr

1 Sparbuchverfügungen nur mit Buchvorlage/ PIN

2 strenge (Bonitäts-) Prüfungskriterien bei Kreditvergabe

3 strenge Prüfungskriterien bzgl. kreditrelevanter Unterlagen

4 Scheckbuchung über Zwischenkonten, Gutschrift valutengerecht

5 E.V. bei Scheckeinreichungen zugunsten von Konten

6 Gutschrift ausländischer Schecks erst nach Bezahlt-Meldung

7 keine Auslage von Blanko-Überweisungsformularen

8 strenge Unterschriftsprüfung auf Überweisungsträgern

9 Rückbestätigung (Tel.) beim Kunden ab best. Betragsgrenze bei Überweisung

10 strenge (Bonitäts-) Prüfungskriterien bei Kartenvergabe (ec/KK)

11 Lastschriftverfahren nur mit Einreichervertrag

12 LS-Verfahren nur für Kunden mit guter Bonität

13 LS-Verfahren nur bei geschäftl. Notwendigkeit des Kunden

14 Einhaltung der vereinbarten Verschlüsselungen von Telexen im Interbankenverkehr

15 i-TAN-/HBCI-Chipkarten-/SMS-TAN-/Chip-TAN-Verfahren beim Onlinebanking

16 Betragsobergrenze für Online-Verfügungen pro Tag

17 Betragsobergrenze für Barauszahlungen am GA pro Tag

18 Betragsobergrenze für Bareinzahlungen am GA pro Tag

19 Identifizierungspflicht bei Bareinzahlung/Finanztransfergeschäft ab best. Betrag

H Kontrolle, Prüfung, Überwachung

1 Jahresabschlussprüfungen durch WP

2 Interne Revision

2a IKS

3 Geldwäsche-Prävention

4 Compliance

5 Meldepflicht von Unregelmäßigkeiten/ Verdachtsfällen an Beauftragte

6 tägliche Bestandsaufnahmen (Kasse, Tresor, GA)

6a Dokumentation von Kassenübergaben

7 Stichprobenkontrollen

7a unvermutete Kontrollen der ruhenden Bestände

7b Sonderuntersuchungen in Risikobereichen

8 Sorgfältige Überprüfung von Reisekosten-Abrechnungen

9 Sorgfältige Überprüfung von Lieferanten-Rechnungen

10 BaFin-Sonderprüfungen (§ 44 KWG)

11 Anordnungen der BaFin (z.B. § 6a KWG)

I Technische/technologische Mittel

1 Geldwäsche-Research-System (SironAML)

2 Betrugsbekämpfungs-System (SironFD)

3 System zur Aufdeckung von Insiderverstößen/Marktmanipulation (SironMM)

4 Abgleich mit VIP-Liste („Schurken“)

5 Abgleich mit PEP-Liste

6 Ausweisverifikation (idenTT)

7 Banknotenprüfung (idenTT)

8 Reisescheckprüfung (idenTT)

9 maschinelle Prüfung der Echtheit von einzuzahlendem Geld

10 Anti-Skimming-Geräte

11 Abschalten der Türöffner (Skimming)

12 Bankbriefkästen mit Hintergreifschutz u. Rückholsperre

13 IT-Sicherheit (akt. Virenscanner, Firewall etc.)

J Monitoring von Auffälligkeiten

1 Kundenbeschwerden (Beschwerdemanagement)

2 prozentualer Anteil von Rücklastschriften

3 eingereichte LS-Aufträge nach Empfänger, Betrag u. Einreichungsart

4 Abweichung kunden-individueller Betragsgrößen/ Auftragsarten/Empfänger

K Informationssammlung

1 Datenbank mit Betrugstypologien (inkl. Verdachtsfälle der Vergangenheit )

2 Erfahrungsaustausch mit anderen Instituten

3 Seminare, Informationsveranstaltungen

4 Pressemitteilungen, Zeitungsberichterstattung

5 Ermittlungsbehörden (BKA, LKA, Kripo, FIU, FATF)

6 Aufsichtsbehörden (BaFin-Rundschreiben u.-Verlautbarungen)

7 Verbände (VÖB, Sparkassen- u. Giroverband)

8 EG-Verordnungen

9 Statistiken (z.B. PKS), Studien (z. B. zur Wirtschaftskriminalität)

L Sensibilisierung der Mitarbeiter/Kunden

1 Mitarbeiterschulungen

2 Ethik-Training

3 Sensibilisierung von Führungskräften bzgl. Verhaltensänderungen ihrer MA

4 Verpflichtungserklärungen (Datenschutz, Bankgeheimnis etc.)

5 Zeitnahe Weitergabe von Informationen

6 Aufklärung der Kunden über Risiken u. Präventionsmöglichkeiten (z. B. Phishing, POS)

M Verringerung der Motivation für MA-Kriminalität

1 Angemessene Entlohnung

2 Realistische Vertriebsvorgaben

3 Aufnahme von Integritätskriterien in Zielvereinbarungen

4 Bindung an das Unternehmen (Loyalität)

4a Übertragung von Verantwortung

4b Einbindung der MA in best. Prozesse

5 Erhöhung der Hemmschwelle

5a Kontrollen

5b konsequente Sanktionierung betrügerischer Handlungen (Zero Tolerance-Prinzip)

N Versicherungen u. ä.

1 Vertrauensschadenversicherung

2 Vermögensschaden-Haftpflicht-Versicherung (D&O)

3 Einlagensicherungsfonds

O Whistle-Blower-System

1 extern

2 intern

P Krisenmanagement

1 Notfallplan

2 Ad-hoc-Maßnahmen

2a Information verantwortlicher Stellen

2b Widerruf von Vollmachten/ Entzug von Berechtigungen

2c Sicherung gefährdeter Vermögenswerte

2d Beweissicherung

3 Krisenstab

Q Ermittlungen

1 Forensische Einheit

2 externe Ermittler (privatwirtschaftl.)

3 Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden

R Repressive Maßnahmen ggü. Kunden/Ext.

1 Kündigung der Kunden-/Geschäftsbeziehung

2 Kontensperre

3 Kartensperre

4 Kreditkündigung

5 Sperre bzgl. Ausweitung der Geschäftsbeziehung

6 Eintrag in Negativliste (VIP-Datei)

7 Gw-Verdachtsanzeige

8 Strafanzeige

9 Zivilrechtliche Ansprüche (Regress)

10 Asset Tracing (Rückholung von Vermögenswerten)

S Repressive Maßnahmen ggü. MA

1 Kritikgespräch

2 Widerruf von Vollmachten/ Entzug von Berechtigungen

3 Abmahnung

4 Versetzung/Abordnung

5 Freistellung

6 Kündigung

7 Aufhebungsvertrag

8 Gw-Verdachtsanzeige

9 Strafanzeige

10 Zivilrechtliche Ansprüche (Regress)

11 Asset Tracing (Rückholung von Vermögenswerten)

Quelle:

VOEB Leitfaden Gefährdungsanalyse und MaßnahmenHerunterladen